Generalmente las reuniones internas o externas de trabajo suelen insumir mucho tiempo, lo cual tiende a que sean poco efectivas. Esto deriva generalmente de una inadecuada gestión del tiempo suele ser la falta de organización y priorización. Para evitar estos problemas, y poder tener reuniones más efectivas y por lo tanto más exitosas, te sugerimos algunos conceptos:

Previo a fijar tu reunión analiza brevemente cuál es el motivo para convocarla y los objetivos que quieres alcanzar. Esto te ayudará a dilucidar la verdadera necesidad o no de dictar una reunión, tal vez enviando un correo electrónico logres tus objetivos.

Una vez que hayamos determinado que verdaderamente es necesario que realicemos una reunión deberemos proceder a planificarla adecuadamente.

1. Antes de la reunión:

• Prepararla con tiempo suficiente.
• Marcar una hoja de ruta de la reunión con los fundamentales que debes resolver en la misma.
• Convocar con antelación suficiente a los asistentes para que tengan tiempo para preparar sus intervenciones.

2. Durante la reunión:

• Comenzar a tiempo. La puntualidad es un aspecto fundamental.
• Dedicar los primeros minutos a aclarar los puntos fundamentales. Se recomiendo insistir en los puntos clave.
• Seguir el desarrollo previsto en el plan. Procurar que siga el curso de la hoja de ruta trazada.
• Tratar en medio de la reunión los temas más importantes. Quien presida la reunión debe cuidar que los asistentes no se desvíen de los temas marcados previo a la reunión

3. Al finalizar la reunión:

• Dejar un tiempo al final para que los participantes expongan dudas, sugerencias, comentarios…
• Sintetizar las conclusiones esenciales. Es fundamental dar cierre a los puntos clave que se querían manejar en la hoja de ruta.
• Concluir una nueva línea de acción.

4. Después de la reunión:

• Confeccionar un sumario de la reunión que se enviará a todos los participantes durante los días siguientes. Este sumario debe ser breve y debe incluir cómo se dio solución a los puntos clave de la reunión, así como los detalles de la línea de acción.